FIXER 3分クッキング ~ 季節を彩るFormsをふんだんに使用したWeb見積照会フォーム ~

テレッテッテッテッテ!テレレッ テッテッテッテ!!
テレッテッテテ テテテテ、テッテッテ〜♪

クラウドの活用はFIXERにある。3分クッキングはFIXERの提供でお届けします~♬

こんにちは。Marketing & Sales Division の荒井です。
営業活動の効率化に向け、Webで完結する見積照会&見積回答の仕組みを作る企画を勝手に考え、実行しましたので、ブログで発信していこうと思います。小さなことからコツコツ、クラウド!!

さて、本日は前菜「季節を彩るFormsをふんだんに使用した見積照会フォーム」です。 以下の材料を準備し手順通りにえいやっ!と進めるだけでお手製Web見積照会フォーム が作れちゃいます。主菜とデザート(Flowを活用したWebで完結する見積回答の自動化)は次回のブログにて掲載予定です。お楽しみに。

では、早速始めましょう!準備する材料はご覧のとおりです。

材料

*Forms/Flowの概要と今回の用途は以下のとおりです。
【Forms】
アンケート入力などを簡単に作成できるツールです。選択肢(チェックボタン、ラジオボタン)、テキスト(フリーフォーマット)、日付、ランキングなど 入力項目も色々あります。今回はFormsのフォーム経由でアンケート形式に見積条件を収集する用途で使用します。
【Flow】
定型的なタスクを自動化するツールです。自分自身でやりたいことを書き、ワークフロー形式で処理をまとめると自動実行してくれるお便利さんです。今回はFormsで集めた見積条件を基に概算金額を計算しメールで回答する用途で使用します。 Flowのあるべき使い方になっているかどうかは、わかりません…

Let’s cook!

1.Office 365にログインし、アプリから「Forms」をクリックします

Office365にログイン

2.[新しいフォーム]をクリックし、無題のフォームを作成します

フォームを作成

3.無題のフォームにタイトル付与&フォーム内容を追加します
 「無題のフォーム」…タイトルです。お好きなタイトルをどうぞ!
 「+新規作成」…フォームの根幹です。本レシピでは”選択肢”と”テキスト”を例として使います

新規追加ボタン

4.選択肢の項目を定義します
「選択肢」をクリックします。質問文と選択肢の入力欄が現れます。
今回は見積条件に必要な情報を集めたい為、「複数回答」と「必須」を有効にします。

クリックで有効化

5.選択肢の入力
材料で準備しておいたFormsの問い合わせフォームの登録テキストを貼り付けしましょう。
貼り付けでできるので楽ちんです。

問い合わせフォームの登録テキストをコピペするだけでOK!

6.その他の項目を入力します。4.~5.をお好みで繰り返し対応します。
以下は私が作成した参考例です。

完成!

完成!!

Web見積照会フォーム完成ですね。 実際に使用できるかテストしましょう!このフォームの回答は次回の「 Flowを活用したWebで完結する見積回答の自動化 」で使用します。ノンテクの私でも果たしてFlowで見積自動化ができるのか!?ぜひ次回もご賞味くださいませ。

コツ・ポイント

Formsは超シンプルなのでForms自体のコツやポイントはありませんが、後続のFlowで使うことを意識し項目設計するとよいです。
Flowでは1項目ずつ評価する条件式を多用する(私はした)為、複数の情報要素を一つの項目にまとめると手戻りにつながるかもしれません。といってもまずはクラウドを使い始める気持ちが大事なので、考えて止まるくらいなら、まずは「やってみる」姿勢で臨んでくださいませ!

このレシピの生い立ち

サービス利用を検討されているお客様から「標準サービスのうち、 取捨選択の上、サービスを提供いただきたい」。そんな声をいただく機会が増えてまいりました。ご意見には賛同するもののお客様は「十人十色」。せっかくのクラウド活用も社内社外調整に時間がかかり、サービス提供のスピードが落ちる、そんな予兆を感じ、対策を考え始めました。

オンプレ野郎の私は、Excelで価格表を活用すれば、改善できると声を上げましたが「それな、The オンプレ発想な」と Mr. クラウド営業から即時改善命令を受け、Webで完結する見積照会フォームに発想を変えて考え始めました。

でもなぜ、Forms・Flowなの?と聞かれると心苦しいのですが、アプリケーション開発部隊に頼らず、ノンテクな私でもクラウドを活用したらできるのでは?
よし、IT民主化を体現してやる!そんな気持ちと勢いで組み合わせたらできそうなForms・Flowを選びました。このブログを書いている裏でFlowと悪戦苦闘中の私ですが、次回のブログで勝利報告できるよう頑張ります!

次回、 「Flowを活用したWebで完結する見積回答の自動化」をお楽しみに!

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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