「Box」で目指すペーパーレス保育園!

実はボランティアで保育園の先生をしていた経験があるマーケティングチームの奥山です。朝八時に登園した瞬間、右足に一人、左足に一人、右腕に一人、左腕に一人、お腹に一人、背中に二人と最低七人の子供たちに「突撃!」からの「だっこお化けに変身!」されてズルズルと廊下を歩き回る日々から学んだのは、保育園の先生への尊敬の念。

強靭な体力と幅広い知識、ピアノなどのスキルが必要なハードジョブ、それが保育士!

さて、そんな保育園の先生、子供の世話はもちろんですが、それ以外の業務がわんさかあります。特に大変なのが「紙ベース」の作業。連絡帳しかり、園内新聞しかり、保育に関する資料しかり……。

例えば園内新聞を作る過程を見てみましょう。

  1. まず、新聞用の可愛いイラスト集から季節に合った絵があるページを印刷します
  2. 印刷した絵をハサミで切り抜き、白い紙にノリで貼り付けます
  3. 手書き、または印刷した文章を切り抜いたものを配置していきます
  4. 綺麗に整えたら人数分印刷し、保護者へ配布

WordとかPowerPointを使えば30分ないし1時間弱でできそうですが、紙でやると軽く1時間以上かかってしまうこの作業。21世紀にノリとハサミって何ですかー⁈

そんな非効率的なことに無駄な時間を費やすくらいなら子供のことをしっかり見守りたいという保育士さん、見守ってほしいという保護者さん、ニュースです!

保育園の業務を効率的にしようと、千葉の認可保育園「ハイフライヤーズ」が動きましたよ!

クラウドストレージ「Box」を導入しよう

ハイフライヤーズは千葉県で10か所の認可保育園を運営している会社ですが、紙ベースの仕事が多い保育園の職場環境を改善しようとクラウドストレージ「Box」を導入しました。

Boxはいつでも、どこでも、どんなデバイスからでもアクセスができるクラウドの特性を活かしたファイル共有サービスです。

FIXERも先月Box World Tour TokyoというBox主催のイベントにおいて、Box Platformと独自のアプリケーションをコラボさせたcognitive file search、「cloud.config Files」について登壇とブース出展をしましたが、ハイフライヤーズも同じイベントで導入事例についてセッションを行ったようです。

ではハイフライヤーズがBoxを使って行った取り組みとは、どのようなものなのでしょう?

まず、保育園では手書きでのやり取りが多い連絡帳を電子化し、スマートフォンでその日のレポートを共有できるようにしました。これにより今まではできなかった写真付きでの報告などが行われるようになり、より子供の様子がわかりやすくなりました。成長の早い子供の時間の大部分は保育園に費やされていますから、親にとっても成長の瞬間を逃すことが減り、嬉しい限りではないでしょうか?

保育士にiPhoneを

ハイフライヤーズは10か所の保育園を運営していますから、紙ベースですと情報共有も一苦労です。そこで保育士に社用iPhoneを配布し、「Box Notes」と呼ばれる共有文書編集サービスを使えるようにしました。このアプリのおかげで保育園間でもリアルタイムで簡単に資料をやり取りすることができるようになり、また紙ベースでは紛失の恐れもありセキュリティ的に躊躇われた園児の個人情報なども安心して共有できるようになったそうです。

資料作成作業やナレッジトランスファーなども格段に向上し、他の園の面白い取り組みなどが10か所で共有されることで、保育の質も上がります。

様々な業務の改善を目指せ

このように、場所やデバイスにとらわれないクラウドでは様々な方法で業務効率の改善が狙えます。紙ベースの仕事がクラウドで行われるようになれば、ナレッジトランスファーだけでなく、保管スペースの削減という物理的な効果も狙えますね。

このようにテクノロジーで非効率的な業務にメスを入れるデジタルトランスフォーメーション。先ほど紹介したcloud.config Filesも同じゴールを有し、AIやOffice 365などを利用して更なる業務効率化を目指そうとしているサービスです。私たちが提供する自動タグ付けやAIを使っての容易化された検索機能などが悩みを抱えている企業を助ける一手になれば幸いですね!

参考記事

株式会社Too「Box導入事例  株式会社ハイフライヤーズ 様」

FIXER Inc. 奥山 奈々
  • FIXER Inc. 奥山 奈々
  • Marketing & Sales部門マーケティングチーム所属
    cloud.config Tech Blog編集長/Marketer
    わんぱくなノンテク雑多ブログ担当(得意分野は数学・言語)。
    イベント参加率・記事投稿率高めです!

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